Organizzazioni di soccorso quali la Croce Rossa Americana hanno dimostrato come sistemi in linea efficienti possano velocizzare le donazioni per le vittime di calamità naturali in aree remote del globo. Enti senza fini di lucro di minori dimensioni hanno sperimentato come il Web sia una risorsa
impareggiabile per reperire articoli a prezzo scontato o per sensibilizzare l'opinione pubblica su temi importanti. Fondazioni ed enti benefici hanno scoperto con successo la filantropia elettronica, ossia la raccolta su Web di offerte e donazioni, e l'hanno resa una parte vitale delle loro strategie
di reperimento dei fondi. La tecnologia è, in molti casi, un male necessario per le odierne organizzazioni no-profit. Ormai serve anche solo per mantenersi competitivi. Il settore del no-profit è effettivamente caratterizzato da una forte concorrenzialità, non soltanto per le donazioni e il volontariato. Se gestite un'organizzazione no-profit, infatti, dovete competere per ottenere sovvenzioni e altre risorse, personale di talento, il sostegno della comunità e anche per far conoscere la vostra organizzazione e la vostra missione. In sostanza, come la maggior parte delle aziende moderne, anche l'organizzazione no-profit avrà necessità di un piano tecnologico, ossia un piano che illustri come ottimizzare l’uso di Internet per il raggiungimento degli obiettivi.
Il piano è più di un semplice elenco dell'hardware, del software e dei servizi Internet desiderati, è un documento strategico che vi consentirà di valutare quanto è necessario per l'organizzazione e come ottenerlo con le risorse di cui si dispone.

Non sarà lavoro sprecato. Un piano tecnologico ben congegnato può infatti aiutare a:

- Aumentare l'efficienza nelle attività quotidiane;

- Gestire il budget e investire il denaro in modo efficiente;

- Costruire una comunità in linea e incrementare la raccolta di fondi;

- Aumentare la fiducia dei donatori nell'organizzazione;

- Proteggere l'organizzazione dall'impatto della rotazione del personale

Il contenuto di un piano IT di un'organizzazione no-profit

Ecco i sette elementi strategici di un piano tecnologico per le organizzazioni no-profit:

1. Stabilire le responsabilità direttive e di supporto per il piano tecnologico. Creando un team dedicato e coinvolgendo direzione e personale nella definizione degli obiettivi, l'intera organizzazione verrà coinvolta nel piano

2. Valutare le risorse correnti. Verificate l’efficacia del sistema tecnologico esistente, quanto possa essere mantenuto e quanto possa essere utilizzato come base di espansione.

3. Definire le esigenze. Valutate quali nuove soluzioni tecnologiche sono necessarie, quali obiettivi considerati irraggiungibili consentano di raggiungere e in che modo Internet possa migliorare l'operatività aziendale. Definire con chiarezza le proprie esigenze aiuterà a sviluppare un piano tecnologico efficace.

4. Vagliare le soluzioni. Una volta definite le esigenze, vagliate le opzioni tecnologiche, identificando i servizi Internet più convenienti e in grado di agevolare le attività. Per l'individuazione dei servizi Web appropriati, quali la gestione del sito, la gestione della raccolta in linea di fondi e simili, potrebbe essere necessario richiedere la consulenza di un esperto di Internet.

5. Redigere il piano per iscritto. Tale piano dovrà documentare le risorse esistenti, le esigenze, le soluzioni e gli utilizzi previsti, nonché il budget. Sarà un piano d'azione, scritto in maniera concisa e pensato espressamente per la vostra organizzazione.

6. Sviluppare una strategia di finanziamento. Il piano tecnologico dovrà consentire di stabilire quanto denaro è necessario raccogliere ed eventualmente come raccoglierlo. Molti leader del no-profit consigliano di attenersi, nelle spese, a questa regola: per ogni euro di budget destinato alle tecnologie, 30 centesimi sono per gli acquisti veri e propri di hardware e software, mentre i rimanenti 70 centesimi sono per la formazione e il supporto.

7. Implementare il piano e uno schema temporale. Impostando lo schema temporale,
   assegnando le responsabilità e valutando i progressi renderete il piano tecnologico uno strumento concreto.

Presenza elettronica del no-profit: i vantaggi stanno emergendo

Gli esperti valutano che più della metà delle organizzazioni no-profit registrate attualmente negli Stati Uniti disponga di un proprio sito Web.  Anche le no-profit dovrebbero utilizzare il commercio elettronico, ad esempio per stampare materiali, acquistare forniture e raccogliere fondi tramite
aste e vendite di beneficenza in linea nonché per promuovere le donazioni. Tuttavia, a causa della scarsa familiarità, delle preoccupazioni relative alla protezione e alla privacy, del fatto che il dot-com viene associato alla ricerca cinica di profitto e di altri fattori emotivi, molti leader
del no-profit sono ancora restii ad abbracciare il commercio elettronico. Così però le organizzazioni no-profit si stanno facendo sfuggire le numerose ottime opportunità offerte dalle aste in linea e dai negozi virtuali. È però ipotizzabile che nei prossimi cinque anni il commercio elettronico
sarà lo strumento operativo principale delle no-profit. Un piano IT capitalizza il minimo sforzo
Secondo la testimonianza dei ricercatori, le molte organizzazioni no-profit di piccole dimensioni non dispongono dei fondi di marketing sufficienti per giustificare un'implementazione di sistemi di commercio elettronico per il finanziamento e altri tipi di transazioni. Occorre esortare le no-profit a investire sulle tecnologie in modo oculato. In molti casi, ciò può comportare l'utilizzo di soluzioni meno costose quali le newsletter elettroniche. L'analisi delle esigenze e lo sviluppo di un piano tecnologico essenziale consentiranno di capire quali facciano al caso proprio.

Per perfezionare il piano IT

Quelli che seguono sono alcuni suggerimenti aggiuntivi per ottimizzare il piano tecnologico:

-           Visitate i siti delle organizzazioni no-profit che offrono servizi gratuiti, sconti sui prodotti e utili consigli tecnologici alle no-profit.

-           Sfruttate i programmi di distribuzione del software offerti da Microsoft e da altre aziende IT alle organizzazioni no-profit.

-           Vagliate approfonditamente le soluzioni di database. La maggior parte delle organizzazioni no-profit necessita di software database, ma non può permettersi una soluzione costosa.

-           Sia che scegliate una soluzione semplice o un sistema completo per il commercio elettronico quale Microsoft Commerce Manager, consentite agli utenti di donare in linea, offrendo loro le giuste garanzie di sicurezza e facilità di utilizzo.

A cura della Dottoressa Eva Palumbo